第297回:【成果×効率化】 劇的に成果を出す ”超”ビジネスメール法

bussiness ビジネスコミュニケーション

ビジネスで劇的に成果を出すために重要なことは,次の3つになります。

  1. コミュニケーションには使い分けが必要なことを知る
  2. 【成果×効率化】方法を知る
  3. ”超”コミュニケーション(メール/電話/面会)のそれぞれの使い分けを知る

これらの理解で圧倒的に差をつけることができます。
今回は、【成果×効率化】劇的に成果を出す”超”ビジネスメール法について伝えていきます。

【成果×効率化】 劇的に成果を出す ”超”ビジネスメール法

劇的成果を出すには、次のビジネスメールの知識が必要です。

  1. ”超”ビジネスメール法を使いこなすことの重要性
  2. ”超”ビジネスメール法の使いこなしとポイント
  3. ”超”ビジネスメール法の注意点
  4. 更にビジネスメールで劇的な成果を出す知識

現代のビジネスメール分析

マッキンゼー分析によると、

  1. ビジネスパーソンは就業時間の平均28%をメールに使用
  2. 1日に約3時間をメールの確認と返信に使用

これらの事からメール作業効率化は、あなた仕事法を変えて「デキる化」させることが可能になります。更に次のことがあります。

”超”効率ビジネスメール法を使いこなす前の前提

”超”効率ビジネスメール法を使いこなす前提は次のような事です。

  1. 「メール」と「対面」の使い分けをする
  2. 「メール」はマメにする
  3. SNSを使いこなす

”超”効率メール法は、人や場面や状況によってコミュニケーション方法を使い分けるということです。

そして

”超”コミュニケーション方法の3つを使いこなす

ビジネスメールで劇的に成果を出す”超”コミュニケーション方法は、大きく分けて3つになります。

  1. ビジネスメール・SNS:コミュニケーション質(小)
  2. 電話・テレビ電話:コミュニケーション質(中)
  3. 対面(面会):コミュニケーション質(大)

これらを下記のように使い分けることで劇的に成果を出していくことができます。

・感情面:感情面でのコミュニケーションが必要な場合には、3.対面(面会)
・情報面:感情面でのコミュニケーションが必要な場合には、1ビジネスメール・SNS

逆にうまくいかない人はこれらを使い分けずにコミュニケーションをとる傾向があります。
更にビジネスでうまくいかないコミュニケーション方法は次の通りです。

仕事で「うまくいかない」コミュニケーションの理由

  1. コミュニケーションの「種類」がわからない
  2. 全てメールで済ませる
  3. 全て対面で済ませる

より深い内容は次で学べます↓

テスト付:仕事がうまくいかない時の対処法【完全版】

また次についても知っておいて下さい。

ビジネスエリートのコミュニケーション方法

  1. 仕事と恋愛両方やる
  2. 恋愛の勉強もする
  3. 「対面・メール・SNS」を使い分ける

彼らは、一見、他人から器用にみられるが、
「これが成果を出す上で重要」だと理解している。

成果が出ない人はこれを無駄だと思う傾向があります。
では、”超”成果を出すためにはどうすれば良いか?

それは、コミュニケーションを使い分けていくことが重要です。
その中にビジネスメールを使いこなすということがあります。
これらはマインドやテクニックなど色々ですが、
どうすれば良いかということは、これから伝えていきたいと思います。

【成果×効率化】超コミュニケーション・メールの使い方を知る


1. メールの効率化を考える
  →常にメールの効率化を意識する

2. いつでもすぐに返信する
→時間がない時には短文でも返信する
 
3. 「丁寧」と「雑」を使い分ける
  →人間関係性でメールの長さ等を変える

ビジネスメール効率化の3つの基本理解


効率化は次の3つの「基本」を知ることです。

  1. 「ビジネスメールのマナー」基本
  2. 「ビジネスメールの書き方」基本
  3. 「ビジネスメールのテンプレート作成」基本

基本を知ると応用や効率化が出来て仕事の速度が上がります。
次から、1〜3の詳細を伝えていきたいと思います。

1.「ビジネスメールのマナー」基本

「ビジネスメール」を書く際には3つのマナーを押さえると良いでしょう。

1.宛名の書き方

役職、団体、複数向けで書き方を変える

2.件名の書き方

相手がわかりやすく送信した意図がわかるように

3.ファイルやセキュリティ

ファイルのデータ容量やウイルスチェック、PW管理
例:ファイルが重すぎると相手が困る

*「シンプル」にこの基本3つをまずは押さえて記入後は必ずチェックをする。

2.「ビジネスメールの書き方」基本

まず1つ目は、

1. ビジネスメールのフレームワークを知る

ということです。

例えば下記の順番で文章を作成すると説得力のある文章を作ることが出来ます。

PREP法

  1. Point:結論
  2. Reason:理由
  3. Example:事例
  4. Point:まとめ

これらの頭の文字をとって【PREP法】と言います。こちらを使ったメール文例を次に伝えていきます。

メール文例

  1. Point:結論:「〇〇は重要だと思います。」
  2. Reason:理由:「なぜならば、〇〇だからです。」
  3. Example:事例:「例えば〜です。」
  4. Point:まとめ:「まとめとして、〇〇は重要だと思います。」

そして、2つ目は、

2.成果者はビジネスメールのチェック知識を持つ


ということです。

6W3Hが文章に入っているかで、わかりやすくポイントを押さえることが出来ます。

6W

Who 誰が(主体者)
Whom 誰に(相手)
When 日時
Where 場所
What 何を(内容)
Why 理由

3H

How to 手段
How many 量
How much 金額

次は最も効率化が早まるテンプレート化となります。

3.「ビジネスメールのテンプレート作成」基本

成果が出る人は、ビジネスメールのテンプレート(定形文)を作ります。

  1. 事前の準備で、すぐに送信する。
  2. テンプレートは「ユーザー辞書」などで管理
  3. 署名も事前に準備

「チリも積もれば山となる」

小さな時間を効率化できる人が、大きな時間も効率化できます。
ではどの辺りに注意していけば良いかを次に説明していきます。

結果を出すビジネスメールのテンプレート化のポイント

  1. ベストな文章を使用する
  2. ポイントは必ず入れる
  3. 業種によって営業日や定休日を入れる

このようにして毎回、安定的に成果を出す。仕事が遅い人はこれをやっていない傾向があります。
次はメールの一番下に書く地味ですが、大切な署名となります。

結果出すビジネスメール「署名」ポイント

  1. 名刺(メール版)として考える
  2. 個性が出ると考える
  3. 必要項目を入れる
▶︎下記は、3. の必要項目事項となります
・会社名、部署名
・名前(読み仮名入れる)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話・FAX番号
・メールアドレス
・URL(HP名も記載)

そしてテンプレートのその他事項として次も確認しておいて下さい。

「状況別」に作成

  
デキる仕事術として、ビジネスメールのテンプレートは「状況別」にも作成する。 

  1. 「お礼」のビジネスメール定形文
  2. 「依頼」のビジネスメール定形文
  3. 「お詫び」のビジネスメール定形文
  4. 「督促」のビジネスメール定形文
  5. 「よくある状況」のビジネスメール定形文

そして更に、

「季節別」に作成

デキる仕事術として、ビジネスメールのテンプレートは「季節別」に作成すると楽になります。

  • 「春」
  • 「夏」
  • 「秋」
  • 「冬」
  • 「新年」

文例

新年:「あけましておめでとうございます。今年は〜。」

このような仕事、恋愛メソッドを深く下記で紹介していますので是非↓

青山聖の恋愛×ビジネスメルマガ

https://my144p.com/p/r/eNcqMPgr

3.”超”ビジネスメール法の注意点


は次の3つです。

  1. 送信前に必ずチェック
  2. 大事なメールは3回チェック
  3. 重大なメールは5回チェック

これらが契約やチャンスに左右する。
そしてチェックは大事であるが更にどこがポイントかを理解することが重要です!

注意点「うまくいかないビジネスメール」


ビジネスメールでやりがちな間違った文法
何気ない一つ一つを積み上げると「成果」が出ます。

「うまくいかない」ビジネスメール1

表現が重複している
「お体ご自愛ください」×
「ご自愛ください」○

【お体】と【自】は同じ表現となるのでNGとなります。

「うまくいかない」ビジネスメール2

目上の人への言葉が使えていない
「ご苦労様です」×
「お疲れ様です」○

普段から、上下関係を気にせずに使える【お疲れ様です】を使っておくと良いです。

「うまくいかない」ビジネスメール3

役職名がきちんと書けていない
「~部長様」「~社長様」×
「~部長」「~社長」○

役職と名前の両方を書きたいと時には【営業部長 ~様】が一般的となります。

「うまくいかない」ビジネスメール4

二重敬語には気をつけて下さい。

お帰りになられました。× 
お帰りになりました。○

 

【「お(ご)〜になる」と「お(ご)〜になられます」】が
最も多く見られる二重敬語のパターンとなります。

今回メールの上手くいかない対処法について伝えていますが、仕事が上手くいかない時の対処法については次の動画をどうぞ。

テスト付:仕事がうまくいかない時の対処法【完全版】

ワンランク上の「ビジネスメールの技術2.0」

ワンランク上の「ビジネスメールの技術2.0」1

相手に優しいメールを送る

相手が忙しくてもすぐに判断できたり、確認できる「優しいメール」を送りましょう。

例えば、メールの件名の冒頭に【重要】【要返信】などと
入れるとわかりやすいですよね。

例:【重要】本日の商品につきまして

ワンランク上の「ビジネスメールの技術2.0」2

相手が一目瞭然のメールを送る

メールのボリュームが多いのに長文がただ淡々と送られてきたら相手は大変ですよね。
そのような場合には箇条書きなどで見やすくしてあげましょう。

長文の場合には文字を羅列するより次のように箇条書きで「・」や「数字」を使ってまとめて送信すると相手が見やすいメールを送ることができます。
例:
本日の会議


ワンランク上の「ビジネスメールの技術2.0」3

「即返信」を心がけよう

すぐにメールの返信が来ると相手は助かることが多いです。
そして何よりすぐに返信をすることにより、自分の仕事の効率化にも繋がります。
メールを確認した場合には、すぐに返信をしてみて下さい。意外に習慣化で可能になりますよ^^

ビジネスメールで劇的な成果を出すことができる!

メールで文章をしっかり書いていると、実は、「会話力の向上」に繋がります。
そして、相手への気遣いが必要なことから「人間力」も鍛えられます。
もちろん逆に「会話力」から「メール力」も鍛えられます。

詳しくは次に学習方法を紹介しておきます。ぜひ動画をみてください^^

ビジネス成功の鍵は「会話力」「人間力」を鍛えること

【会話力】会話力 :ビジネス・恋愛で会話が続かない人の講義

恋愛&ビジネス力を上げたい方は「トレーニング」が効きます!!

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”超”ビジネスメール法は、努力よりも「テンプレート化」で劇的に成果を出す!
by 青山 聖